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校团委各部门(组织)财务报销制度
发布日期:2017年03月15日

        为进一步规范财务行为,加强财务管理,严格控制预算支出,提高资金使用效率,加强会计监督,根据《中华人民共和国会计法》等规定,按照学校有关财务制度,制定本制度。 

第一条 总则 

        为了加强校团委各部门及各学生组织内部管理,规范财务报销行为,合理控制费用支出,特拟定此制度。 

第二条 审核要求 

        所有活动和经费需要严格按照预算进行报销,活动开展前提前提交活动预算,预算由指导老师进行认真审核,并签字认可后方可进行相关费用的支出。组织报销前须其内部需要对照工作预算严格审核,并将每一笔报销进行认真记录存档备案,学校将定期进行抽查,预算提交后不得更改,审核通过后由该组织主席、财务具体负责人及指导老师签字后,方可申请报销。超过预算的支出部分,不能报销。同预算不相符合的部门不予报销。 

第三条 原始单据(发票)的一般要求 

        (一)报销凭证必须是由财政局或税务部门监制印发的统一票据,电脑发票手工填写无效。发票背面至少要有经手人或验收(证明人)亲笔签名,并注明用途。 

        (二)发票内容要齐全:单位名称(一律为北京信息科技大学)、日期、品名(必须填写物品及相关的具体名称)、单价、数量、金额等项目填写齐全,字迹清楚,金额正确,大、小写相符。票据一经涂改即无效。 

        (三)印章要齐全:报销的发票必须有税务机关统一印制的发票监制章,并加盖开票单位发票专用章或财务专用章;收据必须有省或市级财政部门统一印制的财政票据监制章并加盖财务专用章。发票或收据须在税务机关规定的使用有效期内。 

        (四)原始票据遗失的处理办法:须提供对方单位出具的证明(单据号码、金额、业务内容等)和加盖财务专用章的票据复印件。 

第四条 财务报销相关要求  

        (一)校团委各部门及各学生组织到财务处报销,必须携带报销所需的全部凭证,包括:需要报销的有关发票、收据;物资采购的需有“入库单”;符合固定资产的还须有固定资产入库单,属政府采购项目的必须有政府采购审批表;外出参加培训的须有培训通知,参加会议的须有会议通知等。 

        (二)使用公务卡报销时,须填写公务卡报销审核凭单(以下简称公务卡报销单),不再填写普通报销单。出差过程中发生公务卡支出的,在填写差旅费报销单的同时填写公务卡报销单。报销差旅费时,公务卡报销单作为附件使用。部门领导或项目负责人只需要在差旅费报销单上签字,公务卡报销单上只需经办人或持卡人签字即可。 

        (三)部门填写各部门简称即可,持卡人与卡号必须对应,卡号一般应填写完整的卡号,填报日期即实际填写报销单的日期,可在实际报销日期之前。附件张数填写附在报销单后所有有效票据的张数,含公务卡刷卡凭条。如附件含有合同或协议等内容的,合同或协议中标明了具体页码的可按1张对待,未标明页码的按实际张数计算。 

        (四)在发票开出的内容为统称的同时,例如,大数额的打印复印费等,需要一张盖有该开票单位印章的A4纸打印相关明细。 

        (五)学生在负责老师将报销单填好之后(报销单领款人等均写老师名字),持负责老师打印的报销委托书、报销单、发票等相关收据与身份证到财务处刷身份证在相关业务处刷证领号,报销现金、老师公务卡领号为报销业务,报销支票领号为支票业务。在相应窗口将报销单与发票等单据交与工作人员后,按照工作人员要求在相应表格内签字,并听从其安排去其他窗口处理相关事宜(一般情况经由两个窗口办理即可)。 

        (六)各种凭证、单据填写一律要求做到内容完整、字迹清晰、工整,不得涂改,人民币大小写要清楚、完整、正确、相符,小写必须写到分位,没有的用“0”补齐。 

        (七)对于发票、收据手续不完备、内容不完整、不合法、有涂改现象,人民币大小写不正确、不相符,不按规定粘贴、不按规定填写报销凭证的,不予报销。 

        (八)领取支票注意事项 

        1、支票不能折叠,密码、日期、金额不能涂改。 

        2、每月25日前办理支票转账手续。 

        3、支票要在有效期内使用(转帐支票期限为10天)。 

        4、作废或过期支票一律由原单位经办人员换取,校外人员不予办理。 

        5、遗失支票由本人立即到银行挂失,并及时通知财务处,因遗失支票造成经济损失的,一律由持票人负责。 

        6、支票领用之日起,在十天内办理报销手续。 

    (九)学校报销时间规定:除每周二、周五下午,其他工作日内均可报销。 

第五条 相关注意事项 

    (一)如出现组织实际购买支出超出预算10%的情况,此类行为达到三次或三次以上将针对其近期报销给予延迟处理,以保证支出与预算的规范一致性。情节严重者取消评优资格。 

    (二)活动结束后原则上一周内凭合法票据分项目整理后及时报销。 

    (三)组织内部进行采购时,应对所购买商品的价格进行严格筛选,实际采购时应至少选择三家商铺进行其价格的对比,以“质优价廉”为优先选择标准。 

    (四)学生活动不允许进行工作餐购置。如特殊情况必须购置,务必给团委提交情况说明,经同意后方可进行。 

    (五)市内活动需外出,建议采用公共交通,如地铁、公交,可持地铁和公交票进行报销。特殊情况方可打车,需经过指导老师同意。 

    (六)发票内容填写时切勿将类别差别大的事物放在一张单子内,例如,发票中同时出现海报制作和面包购置等。 

    (七)学生活动不建议购置优盘、硬盘等电子设备,如需购置需通过团委办公室报备。 

    (八)各部门进行巨幅海报制作需报团委宣传部报备。 

    (九)学生活动比赛奖品必须附上活动比赛名称及奖品内容明细。 

    (十)发票内容抬头切勿开礼品。 

    请团委各部门(组织)严格按照以上财务规定开展活动,如违规,校团委将视违规情节给予警告和批评。 

  

 如出现任何问题或疑义,解释权归校团委办公室所有 

校团委办公室 

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